Adressering van een zakelijke e-mail

Aan: In deze regel kunt u één of meer geadresseerden opgeven.
Cc: Carbon copy, in dit geval krijgen één of meerdere personen een kopie van uw bericht. Een Cc wordt vaak gebruikt om partijen op de hoogte te houden die niet direct iets met de e-mailconversatie te maken hebben.
Bcc: Blind carbon copy, dit is een variant op de Cc. Zo kunnen de geadresseerden elkaars e-mailadressen niet zien.

Als u een zakelijke e-mail wilt sturen naar meerdere klanten doet u dit beter in Bcc. Zoniet kunnen uw klanten zien aan wie uw e-mail nog geadreseerd is. Hiertussen zouden geduchte concurrenten kunnen zitten en dit zou hen kunnen ontstemmen. Een belangrijke klant kan op basis hiervan beslissen om de samenwerking met u stop te zetten.

Nadelen Bcc: het aantal mailadressen dat je via Bcc kan versturen is voor sommige mailprogramma's beperkt. Uw e-mail met veel adressen in Bcc kan ook aanzien worden als spam en automatisch worden verwijderd bij aankomst in de mailbox van uw klant.

Onderwerp van een zakelijke e-mail

Geef duidelijk het onderwerp van uw e-mail weer, want dit is het eerste dat uw lezer ziet. Zorg ervoor dat deze kort en krachtig is, want te lange onderwerpen worden maar gedeeltelijk weergegeven in het postvak.

Structuur van een zakelijke e-mail

Aanspreking

Het schrijven van uw e-mail begint bij een gepaste aanspreking. Probeer daarbij altijd de naam van de persoon die u wilt bereiken te gebruiken, want een persoonlijke aanspreking zet aan tot lezen. 'Geachte meneer/mevrouw Janssens' is een goede zakelijke aanspreking, in tegenstelling tot 'Beste meneer/mevrouw Janssens'. De aanspreking 'Beste' is informeler en kan gepaard gaan met de voornaam van uw contactpersoon. U kan deze aanspreking gebruiken als u de contactpersoon persoonlijk kent.

Inhoud

In de eerste alinea geeft u kort weer waarover het bericht zal gaan. Zet daarbij het belangrijkste eerst en start uw e-mail met antwoorden op de vragen: wie, wat, waar, waarom, waarmee en wanneer.

Slotgroet

De slotgroet kan variëren en is aangepast aan de situatie. Een veelgebruikte slotgroet in zakelijke situaties is: 'Met vriendelijke groet(en)'. Dit is beter dan 'Hoogachtend', wat oudbollig overkomt. 

Handtekening

Een handtekening kan elektronisch ingesteld worden, deze wordt dan automatisch onderaan elke e-mail geplaatst. De handtekening bestaat uit uw naam, functie en telefoonnummer. Postadres, e-mailadres, faxnummer en webadres kunnen ook bij de handtekening worden vermeld. Voorbeeld van een handtekening:

Tom Staelgraeve
Zaakvoerder
Tel.: 056 32 32 01
8510 Marke
info@publi4u.be
Fax: 056 44 49 91
www.publi4u.be

Bijlage en disclamer

Indien u een bijlage meestuurt, zet u dit in uw bericht met de vermelding wat voor een bestand u precies meestuurt. Sommige bijlagen zijn zeer groot en duren lang om te openen, daarom is het beter om ernaar te verwijzen met een link of om ze te comprimeren met een zip-programma. Zo voorkomt u overbelasting van de mailbox van de ontvanger.

Veel bedrijven plaatsen een disclaimer of een vrijwaringsclause onder hun e-mailberichten. Dit is een korte tekst waarin het bedrijf zijn aansprakelijkheid beperkt. Met deze voorzorgsmaatregel probeert de ondernemer misbruik te voorkomen van de informatie of eventuele fouten in de e-mail.

Netiquette

Netiquette is de etiquette voor de internetgebruiker. Het is een samentrekking van network en etiquette en wordt dus ook toegepast bij het opstellen van een e-mail. Wij geven u nog een zestal tips mee voor het opstellen van een goede zakelijke e-mail:

• Is e-mail het meest geschikte medium? Een telefoon of persoonlijk gesprek is meer aangewezen in sommige (netelige) situaties.
• Neem de tijd voor het opstellen van een e-mail en vermijd zo tikfouten en kromme zinnen.
  
• Pas op met afkortingen, de ontvanger zou die niet kunnen verstaan.
• Gebruik geen BLOKLETTERS, ook uitroeptekens maken uw e-mails schreeuwerig!!!!
• Zorg voor een goede visuele structuur en hou uw e-mail beknopt, op het scherm lezen we trager en zijn we sneller afgeleid.
  
• Antwoord snel, e-mail is een snel medium en we verwachten dan ook een antwoord binnen de 24 uur. Indien u niet snel kan antwoorden stuurt u beter een mailtje om te zeggen dat u ermee bezig bent.