Zakelijk e-mailverkeer: Wat te doen en wat niet te doen ?

Kies een onderwerp voor elke e-mail

In de zakenwereld kun je geen e-mail versturen zonder een onderwerp op te geven. Het is ook afgeraden om een weinig zinvol onderwerp in te geven. Iedereen krijgt meerdere e-mails per dag. Dus is het aangeraden om een goed gekozen onderwerp op te geven aangezien je e-mail concurrenten heeft in de mailbox. Op die manier kun je ervoor zorgen dat je mail gelezen wordt.

Per mail moet je ervoor zorgen dat je onderwerp steeds aangepast wordt aan de inhoud van je mail, zelf al stuur je meerdere mails per dag naar dezelfde persoon.  Hoe gedetailleerder de informatie die je onderwerp bevat, hoe gemakkelijker je dat bericht zal terugvinden.

Zorg ervoor dat je een gepersonaliseerde mail verstuurt

Een e-mail is een informeel medium in het communicatiemodel, maar dit wil niet zeggen dat je geen begroeting of aanhef hoeft te gebruiken. Het is best dat je uw mail steeds moet beginnen met ‘Beste mevrouw Depoorter’, ‘Geachte heer Depoorter’ of gewoon ‘Mark’. Als je de naam van de persoon niet vermeldt komt dit nogal afstandelijk over.

Besteed ook genoeg aandacht aan de toon van je e-mail

Bij persoonlijke communicatie bestaat de boodschap voor 93 procent uit non-verbale communicatie. Bij e-mail is er over deze zaken geen sprake omdat de ontvanger je gezicht niet ziet en je stem niet hoort. Het is daarom aangeraden, dat je voor je de mail verstuurt je jezelf eens in de positie van de andere plaatst bij het herlezen van je e-mail en zo kun je bedenken hoe je woorden overkomen.

Controleer de spelling en grammatica voor het verzenden

Het controleren van je spelling en grammatica is een must. Wanneer je dit niet doet zullen mensen vragen over de kwaliteit van je ander werk. Ook het gebruik van hoofdletters is een aandachtspunt bij velen. Onthoud wel dat de spellingscontrole verkeerd gespelde woorden opspoort maar geen verkeerd gebruikte woorden.

Zorg ervoor dat je e-mail beknopt en bondig is.

Houd je berichten kort, gebruik slechts enkele alinea’s en per alinea slechts enkele zinnen. E-mails worden eerst en vooral gescand voordat ze aandacht gelezen worden. Lange zinnen en alinea’s vormen een verspilling van woorden. Als je merkt dat je mail te lang wordt dan is het beter om de telefoon te nemen en te bellen om een afspraak vast te leggen.

Forward geen mails zonder toestemming

Stel dat het bericht enkel naar jou gestuurd wordt. Neem dan niet de verantwoordelijkheid voor het verspreiden van het bericht. Vaak gebeurt het dat vertrouwelijke informatie in mailboxen belandt waar het niet thuishoort. Forward enkel gestuurde berichten als het je gevraagd wordt of als je de toestemming ervoor vraagt en krijgt.

Zorg ervoor dat je uw mails ondertekent.

Sluit een e-mail altijd af met je naam, ook al bevat de mail deze informatie al. Voeg er de nodige contactgegevens aan toe zoals je telefoonnummer en adres. Het is natuurlijk altijd mogelijk dat de ontvanger je wilt bellen om de zaken verder te bespreken of dat hij je documentatie wil versturen die niet gemaild kunnen worden. De beste oplossing en de meest professionele is de formele handtekening met alle contactgegevens.

Verwacht geen onmiddellijk antwoord op je mail

Niet iedereen zit met een geopend e-mailprogramma aan zijn computer. Dit is het voordeel van e-mailcommunicatie, het vormt geen belemmering voor andere zaken. Je kunt je e-mails bekijken wanneer het jou past en niet wanneer het de verzender past. Als je een snel antwoord wilt is het beter je telefoon te gebruiken.

Eindig met het e-mailadres van de ontvanger

Het e-mailadres van de ontvanger is het laatste stukje informatie die je ingeeft bij het verzenden van een e-mail. Controleer dan aandachtig alle informatie voor je de gegevens van de ontvanger opgeeft. Lees eerst en vooral je mail en controleer de spelling en de grammatica. Ga daarna na of je bericht duidelijk is. Heb je alles gezegd wat gezegd moest worden? Welke toon heeft je e-mail? Zitten de nodige bijlagen erbij? Als je de ontvanger zijn gegevens meteen ingeeft, kan een vergissing een te vroeg gestuurd bericht opleveren dat je nooit kunt intrekken.

Ga ervan uit dat anderen je e-mail ook kunnen lezen.

Eens je uw e-mail verstuurt, heb je geen idee waar je bericht nog kan belanden. Gebruik daarom geen e-mail om persoonlijke of gevoelig informatie door te geven.

E-mail maakt alles gemakkelijker en het gaat ook sneller. Zakenlui die deze technologie gebruiken en deze op de correcte manier gebruiken zullen de resultaten van hun inspanningen weerspiegeld zien in hun zakelijke successen.