Het opstellen van een e-mail kan een moeilijke taak zijn. Er zijn verscheidene zaken waarmee je moet rekening houden en dat kan soms voor verwarring zorgen. Maar in dit artikel zijn een paar do's en don’ts terug te vinden die je hierbij kunnen helpen.
Do’s
1 – Een duidelijk onderwerp
Zorg ervoor dat het onderwerp van je e-mail duidelijk is voor de ontvanger. Je bent niet de enige die mails verstuurd en ontvangt. Net zoals alle andere zenders komt jouw mail terecht in een volle inbox. Met een duidelijk onderwerp kan de ontvanger direct zien waarover de mail gaat en bestaat er meer kans dat hij je e-mail zal lezen.
2 – Een respons terugsturen
Wanneer je mail ontvangt, is het aan te raden om een e-mail terug te sturen. Het hangt natuurlijk altijd af van de inhoud. Indien je een mail ontvangt die niet voor jou was bedoeld, schrijf dan een korte en beleefde mail terug om dit te melden of verwijs de zender naar de juiste persoon.
3 – Respecteer de privacy
Bepaalde mails bevatten zaken die niet voor iedereen is bedoeld. Lees dus altijd aandachtig de inhoud van de mail en let op met het doorsturen van e-mails. Als je informatie toch moet delen met iemand, doe het dan via de telefoon of contacteer de persoon in kwestie persoonlijk. Indien je twijfelt, kan je altijd toestemming vragen aan de zender.
4 – Lees je mails na
Het oogt zeer onprofessioneel als je mail vol staat met spelling- en grammaticafouten. Lees dus altijd je mail na op fouten en pas die aan.
5 – Gebruik een professionele begroeting
Een ‘hey’ of ‘yo’, gebruiken in een e-mail is zeker niet aan te raden. Het maakt niet uit hoe goed je de andere persoon kent, probeer altijd professioneel te blijven. Als je toch de ontvanger informeler wilt aanspreken, dan kan je ‘hallo' gebruiken.
Don’ts
1 – Veel uitroeptekens gebruiken
Uitroeptekens, emoticons, hoofdletters, enz. zijn allemaal zaken waar je best niet mee overdrijft in een e-mail. Ook al zijn je bedoelingen positief, de ontvanger kan dit helemaal anders opvangen. Laat ze dus achterwege, tenzij je de ontvanger echt goed kent.
2 – Humor gebruiken
Humor en e-mails zijn geen goede combinatie. Je humor in je e-mail kan verkeerd geïnterpreteerd worden bij de ontvanger of zelfs sarcastisch overkomen. Net zoals de tip hierboven kan je het wel gebruiken als je de ontvanger echt goed kent. Bij twijfel, altijd vermijden.
3 – Een boze mail sturen
Stuur nooit een e-mail wanneer je kwaad bent. Denk goed na over de inhoud van de mail. Bewaar je boze e-mail in de map concepten of drafts en kom er later op terug. Wanneer je bent gekalmeerd, kan je dan nog eens de mail overlezen en zaken aanpassen indien nodig.
4 – Er van uit gaan dat de ontvanger weet waarover je het hebt
Weet dat je niet de enige persoon bent die e-mails stuurt naar die bepaalde persoon. Zorg er dus voor dat je e-mail duidelijk en eenvoudig is opgesteld, zodat de ontvanger onmiddellijk weet waarover je het hebt. Het is tijdbesparend voor hem maar ook voor jou.
Hulp nodig bij het opstellen van e-mail of heb je nog andere vragen?
Ons communicatieteam staat voor u klaar! Bel ons via 056 32 32 01 of vul ons contactformulier in.
Altijd welkom voor een vrijblijvende babbel en een kopje koffie!